POLITICA ICPE-CA REFERITOARE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Institutul Național pentru Inginerie Electrică INCDIE ICPE-CA își asumă responsabilitatea pentru respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (RGPD) și abrogarea Directivei 95/46/CE, în concordanță cu prevederile legislației naționale în domeniul de competență.

Fără a limita prevederile RGDP și legislației în domeniul de competență, în elaborarea Politicii ICPE-CA referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal s-au utilizat următoarele definiții:

• date cu caracter personal = orice informații cu privire la o persoana fizică identificată sau identificabilă (nume, prenume, adresa, CNP, serie și număr CI, telefon, e-mail, adresa IP, locație, etc.);

• operator = entitatea care stabilește scopul și mijloacele prelucrării datelor (respectiv ICPE-CA);

• persoana vizată = orice persoană fizică;

• prelucrare = orice operațiune asupra datelor personale (cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, consultarea etc.);

• parte terță = o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul și persoanele care sub directa autoritate a operatorului sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.

În scopul realizării de cercetări fundamentale și aplicative în domeniul ingineriei electrice conform obiectului de activitate stabilit prin HG nr. 1282/2004, ICPE-CA:

• realizează modele de analiză și decizie pentru modificări structurale, tehnologice și de management în sectorul ingineriei electrice, în vederea unei dezvoltări economice și sociale durabile;

• desfășoară activități de cercetare aplicativă și/sau dezvoltare tehnologică pentru soluționarea unor probleme concrete din domeniul ingineriei electrice respectiv:

• asistență tehnică, consultanță, testare și standardizare, furnizare de servicii științifice și tehnologice societăților comerciale sau altor beneficiari interesați;

• probe și măsurători pentru echipamente electrice;

• încercări de materiale electrotehnice;

• diagnoză, măsurători, teste, încercări, monitorizări;

• tehnologii specifice echipamentelor electrice;

• tehnologii specifice materialelor folosite în ingineria electrică;

• studii de impact, bilanțuri de mediu;

• expertize și puneri în funcțiune;

• audituri, certificări;

• analize de avarii.

• Activități conexe activității de cercetare-dezvoltare desfășurate în domeniul propriu de activitate vizând:

• formarea și specializarea de cercetători științifici în domeniul propriu de activitate, prin rețeaua de doctorate, cursuri, seminarii cu caracter național și internațional;

• recepția, administrarea și valorificarea rezultatelor cercetărilor în domeniu;

• consultanță de specialitate;

• participarea la îndeplinirea obligațiilor României, care decurg din tratatele și convențiile semnate în domeniul ingineriei electrice;

• participarea ca membru în organizațiile științifice internaționale de interes deosebit pentru România;

• organizarea manifestărilor tehnico-științifice și participarea la târguri și expoziții de interes național în domeniul ingineriei electrice, precum și a unor întâlniri cu reprezentanți de înalt nivel ai instituțiilor publice, pentru a discuta probleme de interes comun din domeniile energiei, economiei și ecologiei;

• asistență tehnică, furnizare de servicii științifice și tehnologice agenților economici sau oricăror beneficiari interesați;

• Elaborare de normative tehnice și economice de interes național privind asigurarea cerințelor fundamentale din domeniul ingineriei electrice, publicațiilor de specialitate: studii, rapoarte, sinteze;

• Formare și specializare de cercetători, personal tehnic de specialitate din industrie și din serviciile în domeniul materialelor organice și anorganice, tehnologii și materiale procesate;

• Activitate de transfer tehnologic al rezultatelor cercetării din domeniul ingineriei electrice, activități de informare-documentare și editare a publicațiilor de specialitate;

• Valorificarea rezultatelor cercetărilor din domeniul ingineriei electrice prin implementarea în industrie și alte unități interesate.

Pentru asigurarea îndeplinirii scopurilor menționate anterior ICPE-CA colectează și prelucrează date cu caracter personal vizând:

• realizarea de situații statistice referitoare la rezultatele măsurătorilor impactului și popularității informațiilor publicate pe site-ul www.icpe-ca.ro;

• determinarea eficienței campaniilor de informare derulate inclusiv prin intermediul mass-media, referitoare la activitățile de cercetare aplicativă și dezvoltare tehnologică desfășurate de INCDIE ICPE-CA;

• asigurarea transparenței față de partenerii și sponsorii ICPE-CA implicați în organizarea de conferințe, simpozioane și dezbateri pe teme de cercetare-dezvoltare desfășurate în domeniul propriu de activitate;

• realizarea unor produse informaționale (broșuri, interviuri, reportaje, documentare, fotografii etc.)

prin intermediul cărora se perfecționează experiența pozitivă în ceea ce privește valorificarea rezultatelor cercetării obținute la nivelul INCDIE ICPE-CA.

În acest context, în baza legislației naționale și UE în vigoare, ICPE-CA asigură:

1. Respectarea principiilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal respectiv:

• legalitate, echitate și transparență – datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată, respectiv utilizatorii site-ului www.icpe-ca.ro;

• limitare la scop – datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;

• reducerea la minimum a datelor – datele sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;

• exactitate – datele sunt exacte și, în cazul în care este necesar, sunt actualizate;

• limitări legate de stocare – datele nu sunt păstrate mai mult decât e necesar;

• securitate și confidențialitate – datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată;

2. Respectarea legalității prelucrării în sensul că:

• prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului, respectiv ICPE-CA;

• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este investit operatorul.

3. Informarea persoanei vizate:

La nivelul ICPE-CA, prelucrarea datelor cu caracter personal se execută doar în legătură cu scopurile pentru care a fost înființat enunțate anterior și pentru asigurarea securității site-ului.

În scopul valorificării rezultatelor cercetării obținute, INCDIE ICPE-CA prelucrează date cu caracter personal referitoare la nume, prenume, e-mail. În acest sens, ICPE-CA informează persoana vizata despre:

• furnizarea de clarificări, în legătură cu aspectele privind prelucrarea datelor cu caracter personal la nivelul ICPE-CA, este disponibilă la adresa de email rpdcp@icpe-ca.ro sau la sediul din Splaiul Unirii nr. 313, Sector 3, Cod poștal 030138, București;

• dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;

• dreptul de a se adresa justiției;

• măsurile de protecție adecvate adoptate la nivelul ICPE-CA pentru evitarea oricăror posibile încălcări ale drepturilor fundamentale ale persoanei vizate în situațiile excepționale vizând transferul de date către state non-UE;

• perioada de stocare a datelor la nivelul ICPE-CA este determinată în concordanță cu prevederile legislației în vigoare referitoare la Legea arhivelor naționale nr.16/1996, Legea nr. 190/2018 – privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică cu modificările și completările ulterioare, Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, Legea nr. 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate, HG nr. 585/2002 Standardele naționale de protecție a informațiilor clasificate în România, HG nr. 353/2002 Normă privind protecția informațiilor clasificate ale Organizației Tratatului Atlanticului de Nord în România.

4. Respectarea drepturilor persoanei vizate:

• dreptul la informare – persoana vizată are dreptul de a fi informată asupra tuturor aspectelor enumerate anterior;

• dreptul de acces – persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, are dreptul de acces la datele respective;

• dreptul la rectificare – persoana vizată are dreptul de a obține de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, are dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare;

• dreptul la ștergerea datelor – în situațiile în care:

1. datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor,

2. persoana se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea sau

3. datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal, persoana are dreptul de a obține ștergerea datelor care o privesc, fără întârzieri nejustificate;

• dreptul la restricționarea prelucrării – persoana vizată are dreptul la restricționarea prelucrării în următoarele situații:

1. contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care permite operatorului sa verifice exactitatea datelor;

2. prelucrarea este ilegală, iar persoana se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;

3. nu mai este nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;

4. persoana s-a opus prelucrării în conformitate cu articolul 21 alineatul (1) din RGPD, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele legitime ale operatorului prevalează asupra drepturilor persoanei.

• dreptul la opoziție – persoana vizată are dreptul de a se opune, în orice moment, prelucrării datelor cu caracter personal. Operatorul va da curs cererii, cu excepția cazului în care prevalează interesele legitime ale sale sau că scopul este constatarea, executarea sau apărarea unui drept în instanță.

• dreptul de a nu fi supusă unei decizii automate cu efect semnificativ;

• dreptul la portabilitatea datelor – persoana vizată are dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc și pe care le-a furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și are dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea operatorului, în cazul în care sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

1. prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract;

2. prelucrarea este efectuată prin mijloace automate;

• dreptul de a-și retrage consimțământul acordat în orice moment și în mod gratuit. Drepturile nu sunt absolute și există excepții;

În situația unei cereri din partea persoanei vizate, ICPE-CA este obligat să răspundă fără o întârziere nejustificată și în cel mult o lună.

În situația unei cereri complexe, perioada de răspuns poate fi prelungită pentru cel mult o lună.

Pentru primirea și înregistrarea cererilor este obligatorie furnizarea următoarelor date ale persoanei vizate: nume, prenume, adresa poștală de domiciliu sau reședință, codul poștal, iar în situația depunerii acesteia în format electronic este obligatorie furnizarea adresei de poștă electronică. Cererile trimise se semnează olograf.